Een klant bestelt 500 producten voor levering over drie weken. Op het eerste gezicht lijkt de opdracht duidelijk: produceren en verzenden. In de praktijk moet je eerst weten welke onderdelen daarvoor nodig zijn, hoeveel daarvan nog op voorraad ligt, wat al besteld is en wanneer nieuwe materialen uiterlijk binnen moeten zijn.
Bij een beperkt assortiment kun je zo'n planning nog handmatig maken. Zodra producten uit tientallen onderdelen bestaan en meerdere orders tegelijk door de fabriek lopen, wordt dat steeds lastiger. MRP-software helpt om vraag, voorraad, stuklijsten en levertijden met elkaar te verbinden en daaruit een uitvoerbare materiaalplanning te maken.
In het kort
- MRP staat voor Material Requirements Planning.
- MRP berekent welke materialen en onderdelen nodig zijn, hoeveel je nodig hebt en wanneer ze beschikbaar moeten zijn.
- De planning gebruikt onder andere verkooporders, forecasts, voorraad, stuklijsten en levertijden.
- MRP voorkomt dat je alleen naar de huidige voorraad kijkt en te laat ontdekt dat een cruciaal onderdeel ontbreekt.
- Uitgebreidere productiesoftware kan materiaalplanning combineren met productie- en capaciteitsplanning.
- Vooral bij meerdere producten, onderdelen en wisselende vraag wordt handmatig plannen snel kwetsbaar.
- MRP kan onderdeel zijn van een groter ERP-systeem, maar de begrippen betekenen niet hetzelfde.
Wat is MRP?
De MRP-betekenis is Material Requirements Planning, in het Nederlands ook wel materiaalbehoefteplanning genoemd. Het doel is bepalen welke materialen en onderdelen een productiebedrijf nodig heeft, in welke hoeveelheid en op welk moment.
Een MRP-systeem kijkt daarvoor verder dan alleen de huidige voorraad. Het combineert bijvoorbeeld geplande productie met stuklijsten, beschikbare voorraad, reeds bestelde materialen en levertijden. Op basis daarvan kan het systeem berekenen wanneer materiaal moet worden besteld of beschikbaar moet worden gemaakt voor productie.
De kernvraag van MRP is dus relatief eenvoudig:
Wat hebben we nodig, hoeveel hebben we nodig en wanneer hebben we het nodig?
De berekening daarachter kan juist behoorlijk complex worden zodra meerdere producten dezelfde onderdelen gebruiken of productieorders elkaar overlappen.
Waarom is materiaalbehoefteplanning nodig?
Stel dat één eindproduct bestaat uit vier onderdelen. Dan lijkt het nog eenvoudig om handmatig te controleren of alles aanwezig is. Maar wanneer je twintig verschillende producten maakt, ieder met eigen stuklijsten en gedeelde componenten, kan één nieuwe order invloed hebben op tientallen materialen.
Daar komt bij dat niet ieder onderdeel dezelfde levertijd heeft. Een standaard schroef kan morgen binnen zijn, terwijl een specifieke elektronische component zes weken onderweg is. Alleen kijken naar wat vandaag op voorraad ligt is daarom onvoldoende.
Goede materiaalplanning kijkt vooruit. Je wilt op tijd weten dat een onderdeel over vier weken ontbreekt, zodat je vandaag nog kunt bestellen. Tegelijk wil je voorkomen dat je uit voorzorg enorme hoeveelheden voorraad aanhoudt die misschien maanden blijven liggen.
MRP probeert precies tussen die twee problemen te sturen: tekorten voorkomen zonder onnodig veel materiaal op voorraad te houden.
Hoe werkt MRP-software?
Een MRP-berekening begint meestal bij de verwachte vraag. Dat kunnen concrete verkooporders zijn, maar ook forecasts of een combinatie daarvan. Daaruit volgt wat er in de komende periode geproduceerd moet worden.
Vervolgens kijkt de software naar de stuklijst, ook wel Bill of Materials (BOM). Daarin staat welke materialen en onderdelen nodig zijn om één product te maken. Heeft een product bijvoorbeeld twee motoren en vier bevestigingsdelen nodig, dan kan het systeem die behoefte vermenigvuldigen met de geplande productie.
Daarna wordt gecontroleerd wat al beschikbaar is. De software trekt bestaande voorraad en reeds geplande ontvangsten van de totale behoefte af. Wat daarna nog ontbreekt, vormt de netto materiaalbehoefte.
Ten slotte wordt rekening gehouden met levertijden. Als een onderdeel twee weken nodig heeft om binnen te komen, moet een bestelling eerder worden geplaatst dan bij een component die binnen één dag beschikbaar is.
Van klantvraag naar productieplanning
MRP wordt vooral duidelijk wanneer je het proces van begin tot eind bekijkt.
Een nieuwe verkooporder of forecast verhoogt eerst de verwachte vraag. Op basis daarvan wordt bepaald hoeveel eindproducten moeten worden gemaakt. De stuklijst vertaalt die hoeveelheid vervolgens naar de benodigde grondstoffen en onderdelen.
Het MRP-systeem vergelijkt die behoefte met de beschikbare voorraad en geplande leveringen. Ontbreekt er materiaal, dan kan de software een voorstel maken voor een inkooporder of een interne productieorder. Vervolgens wordt berekend wanneer deze order uiterlijk moet starten om de gewenste productiedatum te halen.
Zo ontstaat een keten:
Vraag → productiebehoefte → materiaalbehoefte → beschikbare voorraad → bestellen of produceren → geplande productie
Een wijziging vooraan in het proces kan daardoor ook gevolgen hebben voor de rest. Wanneer een klant zijn order verdubbelt, kan MRP opnieuw berekenen welke materialen daardoor extra nodig zijn.
Welke gegevens heeft een MRP-systeem nodig?
MRP-software kan alleen goed plannen wanneer de onderliggende gegevens kloppen. Een verkeerde voorraadstand of onvolledige stuklijst levert ook een verkeerde planning op.
Belangrijke gegevens zijn onder andere:
- verkooporders en forecasts;
- stuklijsten;
- actuele voorraad;
- veiligheidsvoorraad;
- openstaande inkooporders;
- geplande productieorders;
- levertijden van leveranciers;
- interne doorlooptijden;
- minimale bestelhoeveelheden;
- beschikbare productiedata.
Juist daarom is datakwaliteit belangrijk. Wanneer een leverancier in werkelijkheid zes weken levertijd heeft maar in het systeem drie weken staat, plant MRP met materiaal dat op papier beschikbaar is maar fysiek nog onderweg is.
Hetzelfde geldt voor voorraad. Een systeem kan aangeven dat er honderd onderdelen liggen, terwijl er door verkeerde registraties maar zestig beschikbaar zijn. Het probleem zit dan niet in de MRP-berekening, maar in de gegevens waarop die berekening is gebaseerd.
MRP, voorraadplanning en capaciteitsplanning
MRP heeft veel raakvlakken met voorraadplanning, maar beide begrippen zijn niet helemaal hetzelfde. Voorraadplanning kijkt breder naar hoeveel voorraad een organisatie moet aanhouden. MRP richt zich specifiek op materialen die nodig zijn om geplande productie uit te voeren.
Ook capaciteitsplanning is een aparte vraag. MRP kan bijvoorbeeld berekenen dat er woensdag materiaal beschikbaar is om 1.000 producten te maken. Dat betekent nog niet automatisch dat er op woensdag genoeg machines, medewerkers of productietijd beschikbaar zijn.
Uitgebreidere productieplanning software combineert materiaalbehoefte daarom vaak met capaciteit. Dan wordt niet alleen gevraagd hebben we de onderdelen?, maar ook kunnen we deze order daadwerkelijk op dat moment produceren?
Dat onderscheid is belangrijk wanneer je productiesoftware vergelijkt. Een systeem dat alleen materiaal berekent kan voldoende zijn voor een relatief eenvoudig productieproces, terwijl een fabriek met meerdere machines en werkcentra ook uitgebreide capaciteitsplanning nodig kan hebben.
Wat is het verschil tussen MRP en ERP?
MRP en ERP worden regelmatig door elkaar gehaald. Een MRP-systeem heeft echter een veel specifiekere functie. Het richt zich in de basis op materialen en productieplanning.
ERP, oftewel Enterprise Resource Planning, bestrijkt een veel groter deel van de organisatie. Daar kunnen naast productie bijvoorbeeld ook inkoop, verkoop, finance, voorraad, logistiek en HR in worden beheerd.
Binnen ERP voor productie kan MRP dus één van de onderdelen zijn. Een verkooporder uit ERP kan bijvoorbeeld de vraag creëren waarop MRP vervolgens de materiaalbehoefte berekent. Inkoop gebruikt die uitkomst om materialen te bestellen en voorraadbeheer verwerkt wat daadwerkelijk binnenkomt.
Voor productiebedrijven kan die koppeling belangrijk zijn, omdat informatie dan niet telkens tussen losse systemen hoeft te worden overgenomen.
MRP en ERP zijn dus geen alternatieven voor precies hetzelfde probleem:
MRP helpt vooral bepalen wat nodig is voor productie. ERP verbindt die productie met andere bedrijfsprocessen.
Hoe sluit MRP aan op WMS?
Productieplanning is sterk afhankelijk van wat er daadwerkelijk in het magazijn aanwezig is. Een MRP-systeem kan berekenen dat een bepaald onderdeel beschikbaar zou moeten zijn, maar de fysieke voorraad moet uiteindelijk ook correct worden geregistreerd.
Daar raakt MRP aan WMS-software. Een WMS richt zich op de magazijnuitvoering: waar voorraad ligt, hoe goederen worden ontvangen, verplaatst en uitgegeven. MRP gebruikt voorraadgegevens juist om toekomstige materiaalbehoefte te berekenen.
Bij productiebedrijven zie je daardoor vaak een keten waarin verschillende systemen elkaar aanvullen:
Hoe meer onderdelen hiervan geïntegreerd zijn, hoe kleiner de kans dat planning en werkelijkheid uit elkaar gaan lopen.
Wanneer heb je MRP-software nodig?
Niet ieder productiebedrijf heeft direct uitgebreide MRP-software nodig. Wanneer je een klein aantal eenvoudige producten maakt, weinig onderdelen gebruikt en vraag redelijk voorspelbaar is, kan een eenvoudige productieplanning nog voldoende zijn.
MRP wordt vooral interessant wanneer de complexiteit toeneemt. Bijvoorbeeld wanneer:
- producten uit veel verschillende onderdelen bestaan;
- onderdelen in meerdere eindproducten terugkomen;
- materiaaltekorten regelmatig productie vertragen;
- veel voorraad wordt aangehouden om tekorten te voorkomen;
- levertijden sterk verschillen;
- meerdere productieorders tegelijk lopen;
- stuklijsten steeds handmatig worden doorgerekend;
- productieplanning veel tijd kost;
- wijzigingen in orders moeilijk door te vertalen zijn naar materiaalbehoefte;
- inkopers pas laat ontdekken wat besteld moet worden.
Het aantal medewerkers zegt daarbij minder dan de complexiteit van je productieproces. Een relatief klein bedrijf met ingewikkelde stuklijsten kan eerder MRP nodig hebben dan een grotere organisatie met een heel eenvoudig assortiment.
Kan MRP ook helpen bij productieplanning maken?
Ja, maar het is belangrijk om te kijken hoe uitgebreid het systeem daadwerkelijk plant. Een klassieke MRP-berekening vertelt vooral welke materialen wanneer beschikbaar moeten zijn. Dat vormt een belangrijke input voor een productieplanning, maar een volledige planning vraagt vaak om meer.
Wanneer je een productieplanning maakt, wil je bijvoorbeeld ook rekening houden met machines, personeel, omsteltijden en productievolgorde. Daarvoor kan aanvullende planning- of ERP-functionaliteit nodig zijn.
Vraag leveranciers daarom concreet wat hun MRP-module onder “planning” verstaat. Twee pakketten kunnen allebei MRP aanbieden, terwijl het ene vooral besteladviezen berekent en het andere ook complete productieorders, capaciteit en werkcentra plant.
Waar moet je op letten bij het kiezen van MRP-software?
Begin bij je productieproces en niet bij een lijst met zoveel mogelijk functies. Breng eerst in kaart waar planning nu vastloopt. Zijn materiaaltekorten het grootste probleem? Kost het maken van een productieplanning veel tijd? Of is er vooral onvoldoende inzicht in beschikbare capaciteit?
Maak daarna een requirementslijst voor software waarin je onderscheid maakt tussen noodzakelijke en gewenste functionaliteiten.
Let bij MRP-software onder andere op:
- ondersteuning voor stuklijsten;
- meerdere niveaus binnen een BOM;
- forecasting en verkooporders;
- materiaalbehoefteplanning;
- voorraad- en veiligheidsniveaus;
- levertijden;
- inkoopvoorstellen;
- productieorders;
- capaciteitsplanning;
- wijzigingen en herplanning;
- integraties met ERP, WMS en boekhouding;
- rapportages en waarschuwingen;
- gebruiksgemak voor planners.
Kijk bovendien goed naar hoe snel de planning opnieuw kan worden berekend wanneer iets verandert. Een systeem heeft weinig waarde wanneer iedere aanpassing aan een verkooporder alsnog veel handmatig herstelwerk veroorzaakt.
Van materiaaltekort naar een voorspelbaarder productieproces
De kracht van MRP zit uiteindelijk niet in één ingewikkelde berekening. Het systeem probeert vooral eerder zichtbaar te maken wat anders pas op de productievloer ontdekt wordt.
Wanneer vraag, stuklijsten, voorraad en levertijden samenkomen, weet je eerder welke materialen ontbreken en wanneer actie nodig is. Daardoor kan inkoop eerder bestellen en kan productie realistischer vooruitkijken.
MRP-software wordt vooral waardevol zodra handmatig productieprocessen plannen te complex wordt. Het doel is niet om zoveel mogelijk voorraad aan te houden, maar om de juiste materialen op het juiste moment beschikbaar te hebben.
Welke productiesoftware past bij jouw organisatie?
Via Compare.software kun je bedrijfssoftware vergelijken op functies, integraties en andere kenmerken. Zo kun je gericht zoeken naar software die past bij jouw materiaalplanning, productieplanning en verdere bedrijfsprocessen.