Tijdens een softwaredemo ziet alles er overzichtelijk uit. De leverancier klikt door schermen, opent een dashboard en laat zien hoe snel een taak kan worden uitgevoerd. Maar werkt dat ook wanneer jouw medewerkers ermee aan de slag gaan? Met jullie gegevens, uitzonderingen en bestaande systemen?
Een demo is het moment om dat concreet te onderzoeken. Door gericht door te vragen ontdek je welke mogelijkheden aansluiten op je werk en waar nog inrichting, extra software of ontwikkeling nodig is. Deze tien vragen helpen je om leveranciers op dezelfde punten te beoordelen.
In het kort
- Geef leveranciers vooraf dezelfde praktijksituaties en belangrijkste eisen.
- Laat complete werkzaamheden demonstreren, inclusief uitzonderingen.
- Vraag wat standaard beschikbaar is en wat extra inrichting of kosten vraagt.
- Bespreek ook gegevensoverdracht, ondersteuning en de inzet van je eigen medewerkers.
- Noteer na iedere demo wat is aangetoond en wat nog openstaat.
Een softwaredemo voorbereiden
Kies vooraf twee of drie werkzaamheden die de nieuwe software goed moet ondersteunen. Beschrijf wie de taak uitvoert, welke informatie nodig is en wat de gewenste uitkomst is. Gebruik fictieve of zorgvuldig geanonimiseerde voorbeeldgegevens.
Stuur deze situaties samen met je belangrijkste software requirements naar iedere leverancier. Nodig ook een medewerker uit die het werk dagelijks doet. Spreek af wie vragen stelt en wie de antwoorden vastlegt. Daarmee geef je de demo een duidelijke agenda.
1. Kunnen jullie ons dagelijkse werk demonstreren?
Begin met een volledige taak die voor jouw bedrijf belangrijk is. Vraag de leverancier die van begin tot eind uit te voeren.
Tijdens een CRM-demo kun je bijvoorbeeld een binnenkomende aanvraag laten toewijzen aan een verkoper, een contactmoment registreren en een vervolgtaak plannen. Bij een ERP-demo kun je een order volgen van invoer tot levering en factuur. Twijfel je over de taakverdeling tussen beide systemen? Lees dan eerst het verschil tussen CRM en ERP.
Vraag door: “Welke stappen voert een medewerker uit en welke gaan automatisch?” Kijk ook waar informatie opnieuw moet worden ingevoerd.
2. Wat gebeurt er als het proces anders verloopt?
Voeg aan het getoonde proces een uitzondering toe. Laat bijvoorbeeld een klant zijn bestelling wijzigen nadat deze is goedgekeurd. Of laat een taak overnemen omdat een collega afwezig is.
Controleer of de gevolgen zichtbaar worden voor de mensen die verder moeten werken. Krijgt iemand een melding? Blijft de eerdere afspraak terug te vinden? Moet een goedkeuring opnieuw worden aangevraagd?
Vraag door: “Kunnen jullie deze wijziging nu uitvoeren?” Een uitleg over hoe het zou moeten werken laat nog niet zien wat een medewerker daadwerkelijk tegenkomt.
3. Wat is standaard en waarvoor is maatwerk nodig?
“Dat kan” is een begin van een antwoord. Vraag vervolgens hoe het kan: met een bestaande functie, een instelling, een extra module, een externe toepassing of maatwerk.
Laat de leverancier dit per belangrijke eis aangeven. Vraag bij ontwikkeling wie verantwoordelijk is voor oplevering, onderhoud en het testen na updates.
Vraag door: “Is dit beschikbaar in de versie en licentie die jullie aanbieden?” Noteer een geplande functie apart. Laat een onderdeel dat alleen op de roadmap staat niet meetellen als vandaag beschikbare functionaliteit.
4. Kunnen onze medewerkers dit zelf uitvoeren?
Laat een toekomstige gebruiker na een korte uitleg zelf een taak proberen. Bijvoorbeeld een nieuwe relatie aanmaken, een document terugvinden of een fout corrigeren. Spreek vooraf af dat hiervoor tijd en een geschikte testomgeving beschikbaar zijn.
Let op de vragen die tijdens het gebruik ontstaan. Zijn begrippen herkenbaar? Begrijpt de medewerker een foutmelding? Is duidelijk of een wijziging is opgeslagen?
Vraag door: “Welke training is hiervoor nodig?” Beoordeel gebruiksgemak vanuit de verschillende rollen. Iemand die de software één keer per week gebruikt heeft andere behoeften dan een dagelijkse gebruiker.
5. Hoe werkt de koppeling met onze andere systemen?
Noem de applicaties die je wilt behouden en beschrijf welke gegevens tussen die systemen moeten worden uitgewisseld. Vraag bijvoorbeeld hoe een gewijzigd afleveradres vanuit de webshop bij de orderverwerking terechtkomt.
Laat de leverancier uitleggen welke koppeling beschikbaar is, hoe vaak gegevens worden bijgewerkt en wie deze beheert. Vraag zo mogelijk om een demonstratie van de gegevensuitwisseling.
Vraag door: “Wat zien wij als een overdracht mislukt, en wie lost dat op?” Alleen horen dat er een API beschikbaar is, vertelt nog niet hoeveel werk de benodigde koppeling vraagt.
6. Hoe krijgen we onze bestaande gegevens in het systeem?
Bespreek welke gegevens je wilt meenemen, zoals klanten, artikelen, documenten en openstaande transacties. Maak onderscheid tussen informatie die dagelijks nodig is en historische gegevens die alleen raadpleegbaar moeten blijven.
Vraag om een proefimport met een klein voorbeeldbestand. Controleer niet alleen of records binnenkomen, maar ook of verbanden behouden blijven. Hoort een document nog bij de juiste klant?
Vraag door: “Wie controleert de gegevens en wat moeten wij vooraf opschonen?” Vraag ook hoe je gegevens later kunt exporteren, inclusief bijlagen en onderlinge relaties.
7. Welke informatie zien gebruikers en beheerders?
Laat verschillende gebruikersrollen zien. Kan een medewerker alleen de informatie bekijken en aanpassen die voor zijn werk nodig is? Probeer ook een handeling waarvoor die gebruiker geen toestemming heeft.
Vraag daarnaast hoe je een wijziging kunt terugvinden. Als een prijs of klantgegeven wordt aangepast, wil je kunnen beoordelen welke registratie daarvan beschikbaar is.
Vraag door: “Kunnen we deze rechten zelf beheren?” Neem ook een rapportage mee die je nodig hebt. Laat zien hoe filters werken en hoe je vanuit een totaal bij de onderliggende gegevens komt.
8. Wat vraagt de implementatie van onze organisatie?
Vraag welke stappen nodig zijn tussen de softwarekeuze en het eerste gebruik. Laat de leverancier benoemen welke besluiten, gegevens en medewerkers daarvoor vanuit jouw organisatie nodig zijn.
Bespreek wie de inrichting test, wie trainingen volgt en wie toestemming geeft voor de ingebruikname. Vraag om een planning met de aannames waarop die is gebaseerd. Lees ter voorbereiding ook over valkuilen bij een software-implementatie.
Vraag door: “Welke werkzaamheden kunnen de planning vertragen?” Daarmee maak je duidelijk of de voorgestelde aanpak past bij de tijd die je intern beschikbaar hebt.
9. Wat kost de oplossing die we vandaag zien?
Vraag een kostenoverzicht voor de getoonde inrichting, met jouw aantal gebruikers en benodigde koppelingen. Laat eenmalige en terugkerende kosten apart vermelden.
Denk naast licenties aan inrichting, datamigratie, training, ondersteuning en extra modules. Vraag welke gebruikslimieten gelden en wat er gebeurt wanneer je meer gebruikers, opslag of transacties nodig hebt. Ons overzicht van kosten van bedrijfssoftware helpt je hierbij.
Vraag door: “Welke onderdelen van deze demo ontbreken in de offerte?” Spreek voor alle leveranciers dezelfde uitgangspunten en vergelijkingsperiode af.
10. Wat gebeurt er na de ingebruikname?
Bespreek waar medewerkers terechtkunnen wanneer zij vastlopen. Wie behandelt een melding, op welke tijden is ondersteuning bereikbaar en welke afspraken gelden bij een probleem dat het werk stillegt?
Vraag ook wie updates voorbereidt en controleert of eigen instellingen, maatwerk en koppelingen blijven werken. Laat zien welke aanpassingen een beheerder zelfstandig kan doen.
Vraag door: “Kunnen jullie een voorbeeld geven van hoe een supportmelding wordt afgehandeld?” Bespreek daarbij het verschil tussen een eerste reactie en een daadwerkelijke oplossing.
Na de demo: antwoorden naast elkaar leggen
Bespreek direct na iedere demo met je collega’s wat goed werkte en waar nog vragen over zijn. Doe dit wanneer de voorbeelden nog vers in het geheugen zitten. Laat iedereen eerst zijn eigen bevindingen opschrijven, zodat ook twijfels en verschillende ervaringen aan bod komen.
Leg de antwoorden vervolgens naast je belangrijkste eisen. Welke werkzaamheden zijn daadwerkelijk gedemonstreerd? Waarvoor zijn extra inrichting, een koppeling of maatwerk nodig? Noteer ook wat nog niet is getoond. Een toezegging van de leverancier vraagt soms om een vervolgdemonstratie voordat je kunt beoordelen of de oplossing voldoet.
Wil je software vergelijken, geef iedere leverancier dan dezelfde situaties en beoordelingspunten mee. Kijk daarbij naar het belang voor je dagelijkse werk. Een ontbrekende functie die medewerkers voortdurend nodig hebben, kan zwaarder wegen dan meerdere handige extra’s.
Laat doorslaggevende afspraken over functionaliteit, kosten en ondersteuning schriftelijk bevestigen. Zo heb je een concrete basis voor je keuze en weet je welke punten vóór de aanschaf nog moeten worden uitgezocht.
Wil je passende oplossingen vinden voor jouw processen? Breng je wensen in kaart en start met bedrijfssoftware vergelijken.