De prijs van bedrijfssoftware lijkt soms eenvoudig. Een leverancier noemt bijvoorbeeld €40 per gebruiker per maand en daarmee lijkt de rekensom snel gemaakt. In werkelijkheid bepaalt het gekozen licentiemodel voor een groot deel hoeveel software uiteindelijk kost.
De ene leverancier rekent per gebruiker, een andere verkoopt verschillende abonnementen en sommige systemen kunnen nog met een eenmalige softwarelicentie worden aangeschaft. Daar kunnen vervolgens kosten voor implementatie, modules, onderhoud en ondersteuning bovenop komen. In dit artikel leggen we uit hoe de belangrijkste softwarelicenties werken en waar je op moet letten wanneer je prijzen vergelijkt.
In het kort
De meest voorkomende licentiemodellen voor software zijn:
- Licentie per gebruiker: je betaalt voor iedere medewerker die toegang krijgt.
- Abonnementsmodel: je betaalt maandelijks of jaarlijks voor het gebruik van de software.
- Eenmalige licentie: je koopt het gebruiksrecht voor een bepaalde versie van het programma.
- Pakket of module: de prijs hangt af van de functionaliteiten die je gebruikt.
- Gebruik of verbruik: de kosten stijgen bijvoorbeeld op basis van transacties, opslag of verwerking.
In de praktijk combineren leveranciers deze modellen regelmatig. Een SaaS-abonnement kan bijvoorbeeld tegelijkertijd per gebruiker én per gekozen pakket worden afgerekend.
Daarom is de laagste maandprijs niet automatisch de goedkoopste oplossing. Kijk bij software aanschaffen naar de volledige kosten over meerdere jaren.
Wat is een softwarelicentie?
Een softwarelicentie bepaalt onder welke voorwaarden een organisatie software mag gebruiken. Je koopt dus niet altijd letterlijk het programma zelf. Vaak betaal je voor het recht om de software gedurende een bepaalde periode en onder bepaalde voorwaarden te gebruiken.
Die voorwaarden verschillen per leverancier. Een licentie kan bijvoorbeeld gelden voor één gebruiker, een bepaald aantal medewerkers, één vestiging of de hele organisatie. Ook functionaliteiten, opslagruimte en ondersteuning kunnen onderdeel zijn van de overeenkomst.
Het gekozen licentiemodel voor software heeft daardoor directe invloed op de softwarekosten. Een organisatie met tien gebruikers kan met hetzelfde systeem een heel andere prijs betalen dan een bedrijf met vijfhonderd gebruikers.
Software per gebruiker: betalen voor iedere gebruiker
Stel dat software €35 per gebruiker per maand kost en twintig medewerkers toegang nodig hebben. Dan bedragen de licentiekosten €700 per maand, voordat eventuele implementatie- of aanvullende kosten worden meegerekend.
Een licentie per gebruiker is overzichtelijk wanneer een relatief klein en stabiel team met het systeem werkt. De kosten kunnen echter snel toenemen wanneer veel medewerkers toegang nodig hebben.
Controleer daarom vooraf:
- welke medewerkers een volledige licentie nodig hebben;
- of goedkopere beperkte gebruikers bestaan;
- of externe gebruikers ook een licentie vereisen;
- hoe de prijs verandert wanneer het aantal gebruikers groeit;
- of er een minimumaantal licenties geldt.
Sommige leveranciers maken bijvoorbeeld onderscheid tussen volledige gebruikers, beheerders en medewerkers die alleen informatie hoeven te bekijken.
Hoe werkt een software-abonnement?
Bij en software-abonnement betaal je periodiek voor het recht om het systeem te gebruiken. Dit model komt veel voor bij cloudsoftware en wordt vaak aangeduid als subscription software.
Een bekend voorbeeld is het SaaS-abonnement. SaaS staat voor Software as a Service. De software draait bij de leverancier en gebruikers openen het systeem meestal via een browser. Updates, technisch beheer en hosting zijn doorgaans onderdeel van het abonnement.
Abonnementssoftware verlaagt vaak de investering bij de start. Je hoeft geen grote licentie vooraf te kopen en kunt relatief eenvoudig gebruikers of functionaliteiten toevoegen. Daar staat tegenover dat de betalingen blijven doorlopen zolang je de software gebruikt.
Kijk daarom niet alleen naar het maandbedrag. Een abonnement van €500 per maand betekent over vijf jaar al €30.000 aan abonnementskosten, exclusief eventuele prijsverhogingen en andere kosten.
Wat is een eenmalige softwarelicentie?
Bij een eenmalige softwarelicentie betaal je vooraf voor het langdurige gebruiksrecht van een bepaalde softwareversie. Hiervoor wordt ook de Engelse term perpetual license gebruikt.
Software eenmalig kopen betekent echter niet automatisch dat daarna geen kosten meer ontstaan. Leveranciers kunnen afzonderlijk kosten rekenen voor:
- onderhoud;
- nieuwe versies;
- technische ondersteuning;
- hosting of infrastructuur;
- beveiligingsupdates;
- aanvullende modules.
Het voordeel is dat er niet voortdurend abonnementskosten voor het gebruiksrecht ontstaan. Daar staat meestal een hogere investering bij aanschaf tegenover.
Een perpetual license komt minder vaak voor bij moderne cloudsoftware, maar kan nog voorkomen bij systemen die lokaal worden geïnstalleerd of bij leveranciers met een traditioneler software licentiemodel.
Eén pakket of betalen voor losse modules
Niet alle software pricing draait om gebruikers of looptijd. Veel leveranciers bieden meerdere pakketten aan. Een basispakket bevat dan bijvoorbeeld standaardfunctionaliteit, terwijl duurdere versies meer automatisering, rapportages of integraties bieden.
Bij andere systemen betaal je juist afzonderlijk voor modules. Een ERP-systeem kan bijvoorbeeld bestaan uit finance, voorraad, productie en HR. Alleen de onderdelen die een organisatie nodig heeft, worden dan geactiveerd.
Dit kan aantrekkelijk zijn omdat je niet direct voor alle mogelijkheden betaalt. Het wordt minder overzichtelijk wanneer tijdens de implementatie blijkt dat belangrijke functies alleen in een duurder pakket of extra module beschikbaar zijn.
Neem daarom tijdens een softwareselectie niet alleen de basisprijs mee. Leg vooraf vast welke functionaliteiten daadwerkelijk nodig zijn. De 7 vragen die je moet stellen vóór je software kiest helpen om die behoeften eerst scherp te krijgen voordat leveranciers worden vergeleken.
Waarom dezelfde softwareprijs snel kan veranderen
Een prijs van “vanaf €29 per maand” zegt op zichzelf weinig. Het uiteindelijke prijsmodel van software kan uit verschillende onderdelen bestaan.
Denk bijvoorbeeld aan:
30 gebruikers × gebruikerslicentie + aanvullende module + extra opslag + supportpakket
Daardoor kunnen de licentiekosten van twee systemen die op het eerste gezicht ongeveer hetzelfde kosten behoorlijk uiteenlopen.
Ook groei speelt een rol. Een prijsmodel dat aantrekkelijk is voor tien gebruikers hoeft dat niet meer te zijn bij honderd medewerkers. Andersom kan een organisatiebrede licentie bij een klein team onnodig duur zijn.
Vraag daarom altijd hoe licentiekosten voor software veranderen wanneer je organisatie groeit, extra functionaliteiten nodig heeft of meer gegevens verwerkt.
Licentiekosten zijn niet de totale softwarekosten
Een veelgemaakte fout is dat alleen naar de softwarelicenties wordt gekeken. De kosten van bedrijfssoftware bestaan meestal uit veel meer onderdelen.
Naast licentiekosten kunnen bijvoorbeeld kosten ontstaan voor:
- implementatie en inrichting;
- datamigratie;
- koppelingen met andere systemen;
- training van medewerkers;
- maatwerk;
- ondersteuning;
- onderhoud;
- interne uren tijdens de invoering.
Een pakket met lage licentiekosten kan daardoor uiteindelijk duurder worden wanneer veel maatwerk nodig is. Andersom kan een duurder abonnement standaard al functies en ondersteuning bevatten waarvoor bij een andere leverancier afzonderlijk moet worden betaald.
In Wat kost bedrijfssoftware echt? bekijken we deze aanvullende kosten uitgebreider.
Kijk naar de total cost of ownership
Om verschillende licentiemodellen eerlijk te vergelijken, kun je kijken naar de Total Cost of Ownership (TCO). Daarmee bereken je niet alleen wat software bij aanschaf kost, maar wat het systeem gedurende een langere periode daadwerkelijk kost.
Stel bijvoorbeeld dat je twee systemen vergelijkt:
- systeem A kost weinig per maand, maar vraagt dure implementatie en aanvullende modules;
- systeem B heeft hogere maandelijkse licentiekosten, maar bevat implementatieondersteuning en de benodigde functionaliteiten al standaard.
Alleen naar het abonnement kijken zou systeem A goedkoper laten lijken. Wanneer je de kosten over bijvoorbeeld vijf jaar berekent, kan het verschil precies andersom uitpakken.
Neem in een TCO-berekening daarom ook toekomstige groei mee. Hoeveel gebruikers verwacht je over drie jaar? Zijn extra modules waarschijnlijk? En wat kost ondersteuning wanneer de organisatie complexer wordt.
Welk licentiemodel past het beste?
Er bestaat geen software licentiemodel dat voor iedere organisatie het voordeligst is.
Betalen per gebruiker kan goed passen bij organisaties met een duidelijk aantal vaste gebruikers. Een SaaS-abonnement geeft vaak flexibiliteit en voorkomt een grote investering vooraf. Een perpetual license kan interessant zijn wanneer software langdurig wordt gebruikt en de organisatie meer controle over de omgeving wil.
De beste keuze hangt onder andere af van:
- het aantal gebruikers;
- verwachte groei;
- benodigde functionaliteiten;
- hoe lang je het systeem verwacht te gebruiken;
- gewenste flexibiliteit;
- implementatiekosten;
- onderhoud en ondersteuning;
- interne IT-capaciteit.
Vergelijk daarom niet alleen wat een pakket vandaag kost, maar ook hoe het prijsmodel aansluit op de manier waarop je organisatie de software gaat gebruiken.
Software vergelijken? Kijk verder dan de vanafprijs
Een aantrekkelijke maandprijs is een handig startpunt, maar vertelt zelden het volledige verhaal. Achter dezelfde prijs kunnen verschillende softwarelicenties, gebruikersbeperkingen en aanvullende kosten schuilgaan.
Vraag leveranciers daarom om een berekening die aansluit op jouw situatie. Geef het verwachte aantal gebruikers, benodigde modules, integraties en gewenste ondersteuning door. Bereken vervolgens de softwarekosten over meerdere jaren.
Zo vergelijk je niet alleen software pricing, maar de werkelijke investering die nodig is om het systeem binnen jouw organisatie te gebruiken.
Welke software past bij jouw bedrijf?
Vergelijk verschillende soorten bedrijfssoftware en ontdek welke oplossingen aansluiten op jouw organisatie, processen en wensen. Gratis en vrijblijvend.
→ Start met software vergelijken
De beste software is uiteindelijk niet automatisch het pakket met de laagste licentiekosten. Het gaat om de combinatie van functionaliteit, schaalbaarheid, gebruiksgemak én de totale kosten gedurende de periode waarin je het systeem gebruikt.