Een transportplanning maken klinkt overzichtelijk zolang het om een paar ritten gaat. Maar zodra orders, chauffeurs, voertuigen, vervoerders en verschillende levertijden tegelijk moeten worden gepland, neemt de complexiteit snel toe. Een wijziging in één rit kan gevolgen hebben voor de rest van de dag.
Een Transport Management System (TMS) brengt deze processen samen. De software ondersteunt het transport vanaf de eerste order tot en met aflevering en analyse. Daarmee is een TMS niet alleen transportplanning software, maar een systeem waarmee bedrijven het complete transportproces kunnen organiseren en verder optimaliseren.
In het kort
Een Transport Management System helpt organisaties bij het plannen, uitvoeren en volgen van transport. Afhankelijk van het systeem kunnen onder meer orders, ritten, routes, vervoerders, chauffeurs en transportkosten centraal worden beheerd.
TMS-software kan bijvoorbeeld helpen bij:
- transportorders verwerken;
- ritten en capaciteit plannen;
- routes optimaliseren;
- voertuigen en chauffeurs inzetten;
- externe vervoerders selecteren;
- zendingen volgen;
- transportdocumenten verwerken;
- transportkosten analyseren;
- gegevens uitwisselen met ERP- en WMS-software.
Het doel is vooral om minder handmatig te plannen en meer inzicht te krijgen in wat er tijdens het transport gebeurt.
Wat is een Transport Management System?
Een Transport Management System is software voor het organiseren en aansturen van transportprocessen. De Nederlandse term transport management systeem wordt hiervoor ook gebruikt, maar in de praktijk kom je vooral de afkorting TMS tegen.
Het systeem vormt de schakel tussen een transportorder en de daadwerkelijke uitvoering. Een order bevat bijvoorbeeld informatie over de goederen, bestemming en gewenste levertijd. Het TMS-systeem gebruikt die gegevens vervolgens om het transport te plannen, toe te wijzen en te volgen.
Daarmee gaat transportsoftware verder dan alleen een digitale agenda voor planners. Afhankelijk van het pakket kan een TMS ook ondersteunen bij vervoerderselectie, tarieven, documenten, tracking, rapportages en facturatie.
Van transportorder naar een uitvoerbare planning
Een transportproces begint meestal met een order. Daarin staat wat er vervoerd moet worden, waar de goederen naartoe gaan en wanneer ze daar moeten zijn. De planner moet vervolgens bepalen welke rit, chauffeur, vervoerder en capaciteit daarbij passen.
Met transportplanning software kunnen deze gegevens vanuit één omgeving worden verwerkt. Het systeem kan rekening houden met zaken als:
- beschikbare voertuigen;
- laadcapaciteit;
- vertrek- en levertijden;
- locaties;
- chauffeurs;
- type goederen;
- afgesproken tijdvensters;
- verschillende transporteurs.
Dat maakt transportplanning minder afhankelijk van losse spreadsheets en handmatige controles. Vooral wanneer tientallen of honderden zendingen tegelijk gepland worden, helpt een centrale omgeving om het overzicht te bewaren.
Eigen wagenpark of externe vervoerders
Niet ieder bedrijf gebruikt een TMS op dezelfde manier. Een transportbedrijf met een eigen wagenpark heeft bijvoorbeeld behoefte aan ritplanning, chauffeurstoewijzing en inzicht in voertuigen.
Een groothandel die het transport uitbesteedt, kijkt juist vaker naar tarieven, vervoerderselectie, contractafspraken en de status van zendingen bij verschillende logistieke partners. Daarom is er niet één soort TMS voor transportbedrijven of logistieke organisaties die altijd past.
Routes en ritten slimmer plannen
Na het verzamelen van transportorders begint de puzzel: welke opdrachten kunnen samen in een rit en in welke volgorde moeten de afleveradressen worden bezocht?
Routeoptimalisatie kan daarbij rekening houden met afstand, capaciteit en afgesproken levertijden. Afhankelijk van het systeem kunnen ook praktische beperkingen worden meegenomen. Denk aan verschillende voertuigtypen, tijdvensters of routes die voor bepaalde voertuigen minder geschikt zijn.
Goede routeplanning software probeert dus niet simpelweg de kortste route tussen twee adressen te vinden. De planning moet ook uitvoerbaar zijn. Een route van minder kilometers heeft weinig waarde wanneer een chauffeur daardoor te laat bij een belangrijke klant aankomt.
Minder handmatig schuiven met ritten
Bij traditionele planning kan een wijziging veel handmatig werk veroorzaken. Valt een voertuig uit of verandert een levering, dan moet een planner zelf bekijken welke volgende ritten daardoor worden geraakt.
Met ritplanning software binnen een TMS kan sneller zichtbaar worden waar ruimte in de planning zit. Dat maakt het makkelijker om gedurende de dag bij te sturen.
Tijdens het transport blijft het TMS belangrijk
De planning is maar het begin. Zodra een vrachtwagen vertrekt, wil een organisatie weten of de rit volgens plan verloopt.
Een TMS kan statusinformatie verzamelen vanuit bijvoorbeeld chauffeursapps, telematica, boordcomputers of systemen van vervoerders. Zo kan een planner zien welke zendingen onderweg, afgeleverd of vertraagd zijn.
Die informatie kan vervolgens ook richting andere afdelingen of klanten gaan. Een klantenservice hoeft dan niet eerst een planner te bellen om te vragen waar een bestelling blijft. De status kan vanuit dezelfde gegevensbron beschikbaar worden gemaakt.
TMS maakt transportoptimalisatie meetbaar
Een efficiënter transportproces gaat niet alleen over sneller plannen. Met goede data wordt ook zichtbaar waar structureel verbetering mogelijk is.
Een TMS kan bijvoorbeeld inzicht geven in:
- transportkosten per rit of zending;
- kosten per vervoerder;
- benutting van capaciteit;
- gereden kilometers;
- leverbetrouwbaarheid;
- vertragingen;
- prestaties van vervoerders;
- geplande tegenover werkelijke ritten.
Daarmee wordt transportoptimalisatie meetbaar. Misschien blijken bepaalde routes structureel duur, worden voertuigen regelmatig onvoldoende benut of presteert een vervoerder minder goed dan afgesproken.
De software lost zulke problemen niet automatisch op, maar geeft planners en managers wel betere informatie om beslissingen op te baseren.
Welke processen kan TMS-software automatiseren?
Veel transportafdelingen bestaan uit terugkerende handelingen. Orders moeten worden overgenomen, documenten gemaakt, vervoerders geïnformeerd en statussen bijgewerkt.
Transport automatisering kan een deel van dat handmatige werk verminderen. Afhankelijk van het TMS kunnen bijvoorbeeld transportorders automatisch worden geïmporteerd, labels en documenten worden gegenereerd of statusupdates worden doorgestuurd.
Automatisering wordt vooral interessant wanneer dezelfde informatie anders meerdere keren wordt ingevoerd. Zodra medewerkers gegevens vanuit een ERP-systeem kopiëren naar een spreadsheet en daarna opnieuw in transportsoftware zetten, ontstaan extra handelingen én meer mogelijkheden voor fouten.
TMS koppelen met ERP en WMS
Een TMS functioneert daarom zelden volledig zelfstandig. Vooral een koppeling met ERP- en magazijnsoftware kan belangrijk zijn.
Een ERP-systeem bevat bijvoorbeeld verkooporders, klantinformatie en financiële gegevens. Het TMS gebruikt een deel daarvan voor het transport. Na de aflevering kunnen transportkosten en statusinformatie weer terugstromen.
Bij TMS en WMS ligt de verbinding dichter bij het magazijn. Het WMS stuurt het magazijnproces aan, terwijl het TMS bepaalt hoe de goederen daarna worden vervoerd.
Een eenvoudige informatiestroom kan er bijvoorbeeld zo uitzien:
Het ERP bevat de order, het WMS zorgt dat de producten worden verzameld en verpakt en het TMS plant de uiteindelijke zending. In de praktijk kunnen systemen natuurlijk ook rechtstreeks gegevens met elkaar uitwisselen.
TMS, ERP en WMS hebben ieder een andere rol
Er zit overlap tussen de systemen, maar ze hebben niet hetzelfde doel.
ERP beheert brede bedrijfsprocessen zoals orders, inkoop en financiën.
WMS richt zich op voorraad en activiteiten binnen het magazijn.
TMS richt zich op het vervoer van goederen tussen locaties.
Bij de softwarekeuze is daarom niet alleen belangrijk welke functies ieder systeem heeft. Kijk ook hoe goed de verschillende oplossingen met elkaar kunnen communiceren.
Voor welke bedrijven is TMS-software interessant?
Een Transport Management System is niet uitsluitend bedoeld voor grote transportbedrijven. Ook organisaties die zelf weinig voertuigen bezitten kunnen veel transport moeten organiseren.
Logistieke software zoals een TMS kan bijvoorbeeld relevant zijn voor:
- transportbedrijven;
- logistieke dienstverleners en 3PL-bedrijven;
- groothandels;
- productiebedrijven;
- retailers;
- e-commercebedrijven;
- importeurs en exporteurs;
- organisaties die met meerdere externe vervoerders werken.
De belangrijkste vraag is hoeveel complexiteit er in het transportproces zit. Een bedrijf met tien eenvoudige zendingen per week heeft andere behoeften dan een organisatie die dagelijks honderden orders via verschillende vervoerders verwerkt.
Wanneer heb je een TMS-systeem nodig?
Niet ieder bedrijf hoeft meteen uitgebreide transport software te implementeren. Soms zijn de transportfuncties binnen bestaande ERP- of logistieke software voldoende.
Er zijn wel signalen die erop kunnen wijzen dat een apart TMS interessant wordt:
- planners zijn veel tijd kwijt aan handmatig plannen;
- transportorders staan verspreid over verschillende bestanden;
- routes worden grotendeels handmatig bepaald;
- er is weinig inzicht in actuele transportkosten;
- het aantal vervoerders groeit;
- klanten vragen vaker om actuele verzendinformatie;
- het ordervolume neemt toe;
- transportdata moet handmatig tussen systemen worden overgezet.
Op dat moment kan een TMS niet alleen planning ondersteunen, maar ook zorgen voor meer structuur in het volledige transportproces.
Waar let je op bij TMS-software kiezen?
De beste oplossing hangt sterk af van hoe je organisatie transporteert. Begin daarom niet met een lijst leveranciers, maar met de processen die je wilt verbeteren.
Breng bijvoorbeeld in kaart of je werkt met een eigen vloot, externe transporteurs of een combinatie daarvan. Kijk ook naar verzendvormen, internationale activiteiten, benodigde koppelingen en de manier waarop planners nu werken.
Bij het vergelijken van TMS-software kun je onder meer letten op:
- transport- en ritplanning;
- routeoptimalisatie;
- ondersteuning voor eigen voertuigen;
- beheer van externe vervoerders;
- tarief- en contractbeheer;
- realtime tracking;
- documenten en labels;
- rapportages;
- mobiele mogelijkheden voor chauffeurs;
- integraties met ERP en WMS;
- schaalbaarheid;
- mogelijkheden voor automatisering.
Leg deze wensen vooraf vast. Een requirementslijst voor software helpt om onderscheid te maken tussen eisen die echt noodzakelijk zijn en functies die vooral prettig zouden zijn.
Kijk verder dan alleen de licentieprijs
Een goedkoop TMS is niet automatisch de voordeligste oplossing. Wanneer belangrijke koppelingen ontbreken of veel maatwerk nodig is, kunnen de totale kosten snel oplopen.
Houd daarom ook rekening met implementatie, datamigratie, integraties, training en onderhoud. In het overzicht van kosten en verborgen kosten van bedrijfssoftware lees je welke kosten naast de licentie nog een rol kunnen spelen.
De softwarekeuze moet uiteindelijk passen bij het proces dat je wilt verbeteren. Een uitgebreid TMS met tientallen functies heeft weinig waarde wanneer planners er maar een klein deel van gebruiken.
Van planning naar een efficiënter transportproces
Een Transport Management System brengt planning, uitvoering en analyse dichter bij elkaar. Transportorders hoeven niet langer los van ritten, vervoerders en actuele statussen te worden beheerd. Daardoor ontstaat meer overzicht over het hele proces.
De grootste winst zit uiteindelijk niet in één slimme route of één automatisch document. Een TMS wordt vooral waardevol wanneer transportinformatie door het hele proces kan stromen: vanaf de order en het magazijn tot de vervoerder en uiteindelijke aflevering.
Welke TMS-software past bij jouw organisatie?
Via Compare Software kun je TMS-oplossingen vergelijken op basis van onder meer je transportproces, eigen wagenpark, vervoerders, verzendvormen en gewenste softwarekoppelingen.
→ Start met TMS-software vergelijken
Zo kijk je niet alleen naar welke TMS-software de meeste functies heeft, maar vooral naar welk systeem daadwerkelijk past bij de manier waarop jouw organisatie transport plant en uitvoert.