Een overtuigende demo, veel functies en een aantrekkelijke prijs: het zijn goede redenen om een softwarepakket verder te onderzoeken. Toch vertellen ze nog niet hoe het werkt voor jouw bedrijf. Kunnen medewerkers hun dagelijkse taken uitvoeren? Komt informatie goed terecht in andere systemen? En wat vraagt de overstap van je organisatie?
Bij software kiezen ontstaan problemen wanneer zulke vragen pas na de aankoop worden gesteld. Verkopers blijven hun eigen lijstjes gebruiken, de administratie neemt gegevens handmatig over of de inrichting vraagt meer tijd dan gepland. In dit blog bespreken we zes fouten bij het kiezen van bedrijfssoftware. Met voorbeelden uit verschillende organisaties laten we zien wat er misgaat en hoe je dat vóór je keuze kunt onderzoeken.
In het kort
- Bepaal eerst welke werkzaamheden beter moeten verlopen.
- Betrek medewerkers bij het opstellen van eisen en het beoordelen van software.
- Beoordeel functies op hun bijdrage aan je dagelijkse werk.
- Onderzoek hoe het pakket samenwerkt met bestaande systemen.
- Vergelijk de totale kosten en de inzet die de overstap vraagt.
- Maak vóór de aankoop afspraken over implementatie, training en ondersteuning.
1. Demo’s bekijken voordat je weet wat je nodig hebt
Een leverancier kan pas gericht laten zien wat relevant is wanneer jij weet wat de software moet ondersteunen. Zonder duidelijke uitgangspunten wordt een demo gemakkelijk een rondleiding langs mogelijkheden. Een fraai dashboard krijgt veel aandacht, terwijl een lastig overdrachtsmoment tussen twee afdelingen onbesproken blijft.
Stel dat een adviesbureau nieuwe software zoekt voor ‘meer overzicht’. Tijdens demonstraties ziet het mooie projectschermen en uitgebreide rapportages. Het werkelijke probleem is echter dat medewerkers uren te laat registreren en de administratie daardoor facturen moet corrigeren. Zonder dat probleem vooraf te beschrijven, is moeilijk te beoordelen welk pakket verbetering biedt
Hoe voorkom je deze fout?
Begin met een korte requirementsanalyse: onderzoek de knelpunten en vertaal ze naar concrete eisen. Leg in een programma van eisen vast:
- Welke taak nu te veel tijd of fouten oplevert.
- Wie die taak uitvoert en welke informatie nodig is.
- Wat de gewenste uitkomst is.
- Welke eisen noodzakelijk zijn en welke minder belangrijk.
Gebruik die beschrijving vervolgens als basis voor de demonstraties. Met een requirementslijst voor software geef je iedere leverancier dezelfde opdracht en kun je antwoorden beter vergelijken.
2. De keuze maken zonder de mensen die ermee gaan werken
Management kijkt bijvoorbeeld naar rapportages, kosten en overzicht. Eindgebruikers zien daarnaast hoeveel handelingen een taak vraagt en waar informatie ontbreekt. Wanneer alleen leidinggevenden software beoordelen, kan een belangrijk deel van het dagelijkse gebruik buiten beeld blijven.
Neem een verkoopmanager die CRM-software (Customer Relationship Management) kiest op basis van de verkooppijplijn en omzetrapportages. Tijdens een gebruikstest ontdekken verkopers dat het vastleggen van een gesprek meerdere schermen vraagt. Als zij contactmomenten daardoor minder consequent registreren, worden ook de rapportages minder bruikbaar.
In Accountantweek benadrukt softwareselectie-expert Dick de Nijs het belang van de kennis van de afdeling die met het systeem moet werken. Die medewerkers kennen de behoeften en knelpunten waarop de selectie moet aansluiten.
Hoe voorkom je deze fout?
Laat vertegenwoordigers van de betrokken teams meedenken over eisen en belangrijke taken proberen. Beoordeel gebruiksvriendelijkheid met concrete handelingen: een klant aanmaken, informatie terugvinden of een fout herstellen.
Vraag na het testen waar medewerkers vastliepen en welke uitleg nodig was. Spreek wel af wie de uiteindelijke afweging maakt. Gebruikersinput helpt om de keuze te onderbouwen; het hoeft geen stemming over persoonlijke voorkeuren te worden.
3. Kiezen voor de meeste functies in plaats van de juiste functies
Een lange functielijst kan een pakket aantrekkelijk maken. Maar functies leveren pas iets op wanneer ze aansluiten op werkzaamheden die je wilt ondersteunen. Extra mogelijkheden kunnen ook aanvullende inrichting, training en kosten vragen.
Stel dat een klein servicebedrijf vooral opdrachten wil plannen, werkbonnen verwerken en factureren. Het kiest een uitgebreid pakket omdat daar ook complexe projectbegrotingen en internationale administratie in zitten. Die mogelijkheden worden nauwelijks gebruikt, terwijl de inrichting en het beheer wel aandacht vragen.
Een uitgebreid systeem kan uitstekend passen bij een bedrijf dat die functies nodig heeft. De fout ontstaat wanneer het aantal mogelijkheden zwaarder weegt dan de ondersteuning van de belangrijkste processen.
Hoe voorkom je deze fout?
Beoordeel per belangrijke functie:
- Welk probleem deze oplost.
- Hoe vaak medewerkers deze gebruiken.
- Of de functie binnen het aangeboden abonnement beschikbaar is.
- Welke inrichting en training nodig zijn.
Laat daarna een volledige taak demonstreren. Onze vragen voor een softwaredemo helpen om verder te kijken dan een opsomming van mogelijkheden. Neem toekomstige wensen mee, maar maak duidelijk welke uitbreiding je daadwerkelijk verwacht.
4. Een pakket beoordelen zonder je andere systemen mee te nemen
Software kan zelfstandig goed functioneren en toch extra werk veroorzaken in de rest van je organisatie. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer gegevens niet worden doorgegeven of medewerkers verschillen tussen systemen moeten controleren.
Een webshop kiest voorraadsoftware waarmee medewerkers artikelen eenvoudig kunnen beheren. Na de aankoop blijkt dat bestellingen vanuit de webshop niet via een bestaande koppeling kunnen worden verwerkt. Het team moet ordergegevens overnemen of alsnog een verbinding laten ontwikkelen.
Ook bij een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) moet duidelijk zijn welke externe toepassingen nodig blijven. Een breed pakket vervangt niet vanzelf iedere specialistische oplossing.
Hoe voorkom je deze fout?
Breng vóór de selectie in kaart welke systemen blijven bestaan en welke gegevens ertussen moeten worden uitgewisseld. Vraag per verbinding:
- Welke gegevens worden overgedragen en in welke richting?
- Hoe vaak worden wijzigingen verwerkt?
- Wat is al beschikbaar en wat moet nog worden ingericht?
- Wie onderzoekt fouten en onderhoudt de koppeling?
Neem systeemintegratie mee in de offerte en laat de gewenste uitwisseling zo mogelijk demonstreren. De afweging tussen all-in-one software en losse tools helpt om ook het gezamenlijke proces te beoordelen.
5. Alleen de aanschafprijs vergelijken
Een laag abonnement kan aantrekkelijk zijn, maar geeft geen volledig beeld van de kosten. Inrichting, gegevensoverdracht, training en beheer bepalen mede wat de software gedurende het gebruik vraagt.
Stel dat een administratie het voordeligste pakket kiest. Tijdens de inrichting blijkt dat de benodigde goedkeuringsfunctie in een uitgebreider abonnement zit. Daarnaast zijn betaalde begeleiding en een extra koppeling nodig. De oorspronkelijke prijsvergelijking ging daardoor niet over de oplossing die het bedrijf daadwerkelijk nodig had.
Hoe voorkom je deze fout?
Vergelijk de total cost of ownership: de directe en indirecte kosten over dezelfde gebruiksperiode. Maak onderscheid tussen:
- Eenmalige kosten: inrichting, migratie, ontwikkeling en training.
- Terugkerende kosten: abonnementen, modules, ondersteuning en beheer.
- Interne inzet: tijd voor controles, instellingen en aanvullende handelingen.
Vraag iedere leverancier om een offerte voor hetzelfde aantal gebruikers, dezelfde functies en dezelfde dienstverlening. Noteer welke bedragen vaststaan en welke afhankelijk zijn van gebruik of aanvullende werkzaamheden. In ons artikel over de kosten van bedrijfssoftware lees je welke posten je moet meenemen.
6. Kiezen zonder te beoordelen wat de overstap vraagt
Een pakket kan goed passen en toch lastig worden ingevoerd wanneer tijd en capaciteit ontbreken. Daarom hoort de uitvoerbaarheid van de overstap bij de softwarekeuze.
Neem een installatiebedrijf dat tijdens een drukke periode wil overstappen op nieuwe planningssoftware. De planner moet ondertussen klantgegevens controleren, instellingen bespreken en collega’s begeleiden. Omdat hiervoor geen tijd is vrijgemaakt, blijven voorbereidingen liggen en gebruiken medewerkers verschillende werkwijzen naast elkaar.
Implementatiepartner Incomme noemt onder meer onhaalbare planning, onvoldoende testen en te weinig training als valkuilen. Ook ondersteuning en evaluatie na de ingebruikname verdienen aandacht.
Hoe voorkom je deze fout?
Vraag vóór de aankoop om een implementatieplan waarin staat wie de inrichting uitvoert, gegevens voorbereidt en resultaten controleert. Reserveer interne uren en laat toekomstige gebruikers complete werkzaamheden testen.
Maak daarnaast afspraken over training en ondersteuning na go-live. Wie behandelt vragen, wie beheert instellingen en wanneer beoordeel je of de oorspronkelijke doelen zijn bereikt? Ons overzicht van valkuilen bij software-implementaties helpt om deze voorbereiding concreet te maken.
Software kiezen begint bij het werk dat beter moet
Functies en prijs blijven belangrijk, maar je kunt ze pas goed beoordelen wanneer duidelijk is wat medewerkers moeten kunnen doen. Begin daarom bij de knelpunten, leg de noodzakelijke eisen vast en laat leveranciers herkenbare situaties uitvoeren.
Neem de overdracht naar andere systemen, totale kosten en implementatie mee in dezelfde vergelijking. Vraag bij onduidelijke antwoorden door en laat afspraken vastleggen. Zo wordt je softwarekeuze onderbouwd door de werkzaamheden die het pakket moet ondersteunen en de inzet die jouw organisatie daarvoor kan leveren.
Wil je bedrijfssoftware vinden die jouw administratie, klantcontact of planning beter ondersteunt? Vul je wensen in en start met software vergelijken