Nieuwe software kiezen begint vaak met een gewenste einddatum. Het verkoopteam wil snel een nieuw CRM-systeem (Customer Relationship Management) gebruiken of de administratie wil vóór het volgende boekjaar overstappen. Maar tussen de eerste vergelijking en het dagelijkse gebruik zitten verschillende stappen: eisen bepalen, leveranciers beoordelen, gegevens voorbereiden en medewerkers trainen.
Hoeveel tijd dat vraagt, hangt af van de software én van je organisatie. Een CRM voor één team is een ander project dan een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) voor verkoop, inkoop, voorraad en productie. In dit blog lees je welke fases tijd kosten en hoe je een realistische planning maakt.
In het kort
- Maak onderscheid tussen software selecteren, implementeren en nazorg.
- Gebruik doorlooptijden als planningsindicatie en laat ze toetsen aan jouw situatie.
- Gegevenskwaliteit, koppelingen en beschikbare medewerkers beïnvloeden de planning.
- Inrichting, datamigratie, testen en training kunnen gedeeltelijk overlappen.
- Bepaal vooraf welke resultaten nodig zijn voordat je live gaat.
Hoeveel tijd moet je ongeveer reserveren?
Voor een eerste planning kun je onderstaande bandbreedtes gebruiken. Daarbij gaat het om een afgebakend project waarin de belangrijkste eisen duidelijk zijn en medewerkers tijd kunnen vrijmaken.
- Software vergelijken en selecteren: vier tot acht weken, na het bepalen van de belangrijkste eisen.
- CRM implementeren: één tot zes maanden voor een beperkte tot middelgrote inrichting.
- ERP implementeren: vier tot twaalf maanden als eerste planningsuitgangspunt.
- Nazorg: reserveer na go-live afzonderlijk tijd voor begeleiding en correcties.
Dit zijn geen algemene marktgemiddelden of garanties. Een eenvoudige inrichting kan sneller worden opgeleverd, terwijl uitgebreide projecten langer duren. Salesforce beschrijft bijvoorbeeld dat een CRM-implementatie bij kleine bedrijven enkele weken kan vragen, terwijl complexere organisaties meerdere maanden nodig kunnen hebben.
Vraag ook vanaf welk moment een leverancier rekent. Begint de implementatieduur bij ondertekening of bij de projectstart? En eindigt die bij de eerste ingebruikname of nadat alle afdelingen zijn overgestapt? Dat verschil is belangrijk wanneer je planningen vergelijkt.
1. Inventarisatie en eisen bepalen
Voordat je leveranciers benadert, moet duidelijk zijn wat de software moet ondersteunen. Waar lopen medewerkers vast? Welke informatie ontbreekt? En welke bestaande systemen wil je behouden? De vragen die je stelt vóór je software kiest helpen om deze uitgangspunten scherp te krijgen.
De wens ‘meer overzicht in de voorraad’ is bijvoorbeeld nog te breed. Moeten medewerkers voorraad per magazijn zien, artikelen reserveren of met serienummers werken? Zulke eisen bepalen welke oplossingen passen en hoeveel inrichting nodig is.
Leg in een requirementslijst vast:
- Welke problemen de software moet oplossen.
- Welke processen en functies noodzakelijk zijn.
- Welke systemen en gegevens behouden blijven.
- Wie eisen beoordeelt en besluiten neemt.
Betrek medewerkers die het dagelijkse werk kennen. Wanneer afdelingen verschillende werkwijzen hebben, vraagt overeenstemming extra tijd. Bespreek die verschillen voordat de inrichting begint.
2. Leveranciers vergelijken en selecteren
In deze fase bekijk je demonstraties, onderzoek je functies en vergelijk je offertes. Vier tot acht weken kan hiervoor een bruikbaar planningsvenster zijn bij een overzichtelijke selectie. Proefopstellingen, veel leveranciers of meerdere goedkeuringsrondes kunnen meer tijd vragen.
Laat iedere leverancier dezelfde praktijksituaties demonstreren. Bij CRM kun je een aanvraag volgen tot offerte; bij ERP een order tot levering en facturatie. Met gerichte vragen tijdens een softwaredemo ontdek je wat standaard werkt en waarvoor aanvullende inrichting nodig is.
Vraag vervolgens een offerte voor de volledige oplossing, inclusief koppelingen, migratie, training en ondersteuning. Neem de totale kosten van bedrijfssoftware mee. Een korte oplevertermijn zegt weinig wanneer belangrijke werkzaamheden buiten het voorstel vallen.
3. Planning en ontwerp
Na de softwarekeuze werk je met de leverancier uit hoe de inrichting en overstap verlopen. Bepaal welke processen als eerste worden ondersteund en of iedereen tegelijk overstapt of de invoering gefaseerd plaatsvindt.
Een gefaseerde aanpak kan de eerste ingebruikname dichterbij brengen, maar vraagt mogelijk tijdelijke verbindingen tussen oude en nieuwe systemen. Maak daarom onderscheid tussen de eerste go-live en de volledige uitrol.
Leg per fase vast:
- Wat wordt opgeleverd en wanneer.
- Welke werkzaamheden de leverancier en jouw organisatie uitvoeren.
- Wie beslissingen neemt en resultaten goedkeurt.
- Welke afhankelijkheden de volgende stap kunnen vertragen.
Reserveer ook interne uren. Medewerkers moeten gegevens controleren, keuzes bespreken en tests uitvoeren naast hun dagelijkse werkzaamheden.
4. Configuratie en integraties
Tijdens de inrichting worden gebruikersrollen, velden, workflows en rapportages ingesteld. Ook de benodigde koppelingen worden ingericht of ontwikkeld. De benodigde tijd hangt af van hoeveel de standaardsoftware al ondersteunt.
Een CRM voor contactbeheer vraagt doorgaans minder inrichting dan een oplossing met automatische toewijzing, goedkeuringsprocessen en verschillende koppelingen. Bij ERP moeten bovendien meerdere bedrijfsprocessen op elkaar aansluiten.
Voor inrichting en gegevensoverdracht samen kun je bij een overzichtelijk project voorlopig één tot vier maanden reserveren. Bij uitgebreide ERP-projecten of maatwerk kan deze fase langer duren. Laat de leverancier aangeven welke onderdelen de planning bepalen.
Controleer bovendien wat bestaande koppelingen daadwerkelijk uitwisselen. Klanten doorsturen betekent niet automatisch dat orders en betaalinformatie ook meegaan. De keuze tussen all-in-one software en losse tools beïnvloedt welke verbindingen nodig zijn.
5. Datamigratie
Datamigratie begint met bepalen welke informatie naar het nieuwe systeem moet. Actieve klanten, artikelen en openstaande orders kunnen noodzakelijk zijn, terwijl oudere gegevens misschien alleen raadpleegbaar hoeven te blijven.
Controleer vooraf:
- Dubbele en verouderde registraties.
- Ontbrekende verplichte gegevens.
- Verschillen in codes en schrijfwijzen.
- Welke historische informatie nodig blijft.
Voer een proefmigratie uit en controleer ook de verbanden. Hoort een contactpersoon nog bij de juiste klant en een order bij het juiste artikel? Spreek af wie deze controles uitvoert.
Gegevens opschonen kan tijdens de inrichting beginnen. De definitieve overdracht vindt dichter bij go-live plaats. Bepaal daarom hoe tussentijdse wijzigingen worden meegenomen.
6. Testen en gebruikersacceptatie
Tijdens het testen controleer je volledige werkzaamheden, inclusief koppelingen en uitzonderingen. Laat gebruikers bijvoorbeeld een bestelling wijzigen, een gedeeltelijke levering verwerken of een taak overnemen.
Voor een afgebakende test- en trainingsperiode kun je voorlopig twee tot zes weken reserveren. Dat vraagt een voldoende complete inrichting en beschikbare medewerkers. Plan ook tijd om problemen te herstellen en opnieuw te testen.
Spreek vooraf af wanneer de software gereed is voor gebruik. Microsoft noemt bij go-live onder meer afgeronde integratie- en gebruikersacceptatietests, training en een ondersteuningsplan. De ingebruikname moet dus aansluiten op aantoonbare gereedheid.
7. Training en go-live
Laat medewerkers oefenen met hun eigen werkzaamheden. Een verkoper heeft andere instructies nodig dan een magazijnmedewerker of beheerder. Training kan tijdens het testen beginnen, zolang de werkwijze voldoende stabiel is.
Maak voor de overstap een draaiboek met:
- Het moment van de definitieve gegevensoverdracht.
- De stop van verwerking in het oude systeem.
- De controles vóór ingebruikname.
- De verantwoordelijke voor het besluit om live te gaan.
- De beschikbare ondersteuning bij problemen.
Kies een moment waarop medewerkers en ondersteuning beschikbaar zijn. Een jaarwisseling kan logisch lijken, maar tegelijk extra druk geven op de administratie.
8. Nazorg en optimalisatie
Na go-live ontstaan vragen en worden aanvullende verbeterpunten zichtbaar. Een rapportage sluit niet helemaal aan of een gebruiker mist een recht. Reserveer daarom capaciteit voor begeleiding en correcties.
Spreek af wie meldingen verzamelt en prioriteiten bepaalt. Problemen die facturatie blokkeren, vragen meer urgentie dan een wens voor een extra overzicht. Neem deze ondersteuning ook mee in het budget om onverwachte softwarekosten te beperken.
Beoordeel na een afgesproken periode of de oorspronkelijke problemen zijn verminderd. Werken medewerkers minder in losse bestanden en krijgen afdelingen de juiste informatie?
Waarom duurt een implementatie soms langer?
Een planning kan verschuiven door:
- Nieuwe eisen: extra inrichting en tests worden nodig.
- Slechte gegevenskwaliteit: opschonen vraagt meer werk.
- Koppelingen: oplevering hangt af van andere leveranciers.
- Beperkte beschikbaarheid: controles of besluiten blijven liggen.
- Openstaande problemen: belangrijke processen werken nog onvoldoende.
Productie en handel kunnen meer inrichting vragen doordat materiaalplanning, voorraad, inkoop en levering samenkomen. De sector bepaalt de duur echter niet zelfstandig. Een handelsbedrijf met standaardprocessen kan sneller overstappen dan een dienstverlener met veel maatwerk.
Bespreek deze afhankelijkheden vooraf. Ons artikel over valkuilen bij software-implementaties helpt om de voorbereiding verder aan te scherpen.
Zo maak je een realistische softwareplanning
Begin met de processen die bij de eerste ingebruikname moeten werken. Bepaal vervolgens welke werkzaamheden, mensen en besluiten nodig zijn. Maak zichtbaar wat kan overlappen en welke stappen op eerdere resultaten wachten.
Tel de genoemde termijnen daarom niet zomaar bij elkaar op. Gegevens opschonen kan tijdens de inrichting beginnen, terwijl een vertraagde koppeling de eindtest kan tegenhouden.
Vraag leveranciers naar de aannames achter hun planning en toets die aan je eigen capaciteit. Zo beoordeel je een gewenste einddatum op het werk dat nodig is om die te halen.