De directie wil beter kunnen sturen, medewerkers zoeken een eenvoudiger werkwijze en IT wil weten hoe een nieuw pakket aansluit op bestaande systemen. Bij de keuze voor nieuwe software komen verschillende wensen samen. Wanneer één afdeling de selectie uitvoert, kunnen belangrijke gevolgen voor andere teams pas na de aanschaf zichtbaar worden.
Een goede softwareselectie vraagt daarom om input van de mensen die met de oplossing gaan werken, de processen bewaken en de investering beoordelen. Wie je precies nodig hebt, hangt af van wat de software verandert. In dit blog lees je welke rollen belangrijk zijn, wanneer je hen betrekt en hoe je de besluitvorming overzichtelijk houdt.
In het kort
- Betrek medewerkers die de dagelijkse werkzaamheden en uitzonderingen kennen.
- Laat afdelingsverantwoordelijken de gevolgen voor het volledige proces beoordelen.
- Schakel IT vroeg in voor koppelingen, toegangsrechten en beheer.
- Betrek finance bij de totale kosten en het management bij doelen en budget.
- Wijs iemand aan die de selectie coördineert en leg vast wie de uiteindelijke keuze maakt.
- Geef betrokkenen een concrete taak; niet iedereen hoeft bij ieder overleg aanwezig te zijn.
Begin bij de werkzaamheden die veranderen
Welke mensen je moet betrekken, wordt duidelijker wanneer je eerst beschrijft wat de nieuwe software moet ondersteunen. Een pakket voor urenregistratie raakt bijvoorbeeld medewerkers, projectleiders en de administratie. Een systeem voor orderverwerking kan daarnaast gevolgen hebben voor verkoop, inkoop, magazijn en klantenservice.
Kijk daarbij ook naar mensen die de software niet zelf bedienen, maar wel afhankelijk zijn van de informatie die eruit komt. Een accountmanager kan een order invoeren, terwijl een magazijnmedewerker de gevolgen van een ontbrekend afleveradres merkt.
Maak daarom vooraf een eenvoudig overzicht:
- Wie voert gegevens in of past ze aan?
- Wie gebruikt die informatie voor een volgende stap?
- Wie is verantwoordelijk voor het proces?
- Wie beheert de software en de verbindingen met andere systemen?
- Wie beoordeelt de kosten en geeft toestemming voor de aanschaf?
Dit is een praktische vorm van stakeholderanalyse: je brengt in kaart wie invloed heeft op de keuze en wie de gevolgen ervan ervaart. Gebruik de uitkomst om mensen gericht te betrekken.
1. Eindgebruikers: sluit de software aan op het dagelijkse werk?
Eindgebruikers weten welke handelingen veel tijd kosten, waar informatie ontbreekt en welke uitzonderingen regelmatig voorkomen. Die kennis is nodig om te beoordelen of een pakket het werk voldoende ondersteunt.
Een leidinggevende kan bijvoorbeeld vragen om een overzichtelijke planning. Een planner weet dat opdrachten ook moeten kunnen worden verplaatst wanneer een medewerker ziek is, materiaal ontbreekt of een klant zijn afspraak wijzigt. Zulke situaties maken een algemene wens concreet.
Betrek daarom medewerkers voordat je leveranciers gaat vergelijken. Vraag hen een terugkerende taak te laten zien en bespreek waar zij vastlopen. Neem ook de spreadsheets, e-mails en andere hulpmiddelen mee die zij naast de huidige software gebruiken.
Kies vertegenwoordigers van verschillende gebruikersrollen. Iemand die dagelijks tientallen registraties verwerkt, kan andere behoeften hebben dan een collega die het systeem alleen gebruikt om iets op te zoeken. Laat beiden relevante werkzaamheden proberen tijdens de beoordeling.
2. Key users: verzamel en toets de wensen van een team
Key users zijn medewerkers die hun werkgebied goed kennen en een actieve rol krijgen bij de selectie en invoering van software. Zij kunnen wensen verzamelen, praktijksituaties voorbereiden en bevindingen van collega’s terugbrengen naar het selectieteam.
De rol van een key user vraagt om meer dan enthousiasme voor een nieuw pakket. Deze medewerker moet kunnen uitleggen waarom een functie nodig is en bereid zijn verschillende oplossingen te onderzoeken. De vertrouwde werkwijze is daarbij een uitgangspunt, maar kan tijdens de selectie ook ter discussie komen te staan.
Een key user uit de administratie kan bijvoorbeeld onderzoeken hoe medewerkers facturen controleren. Welke gegevens moeten zichtbaar zijn? Wie beoordeelt een afwijking? En wat gebeurt er als een factuur bij de verkeerde order hoort?
Maak vooraf duidelijk wat je van key users verwacht en reserveer tijd voor die werkzaamheden. Laat hen ook collega’s raadplegen. Eén ervaren medewerker vertegenwoordigt niet vanzelf alle situaties binnen een afdeling.
3. Afdelingsverantwoordelijken en proceseigenaren: werkt het geheel?
Een oplossing kan prettig zijn voor één team, terwijl een andere afdeling extra werk krijgt. Daarom moet iemand beoordelen hoe werkzaamheden op elkaar aansluiten.
Een proceseigenaar bewaakt een bepaald bedrijfsproces, zoals de afhandeling van een bestelling van binnenkomst tot betaling. Deze persoon beoordeelt welke afspraken, controles en overdrachten nodig zijn. In een kleinere organisatie kan een afdelingshoofd of ondernemer deze rol vervullen.
Stel dat verkoop eenvoudig kortingen kan invoeren in de nieuwe software. Dat helpt de verkoper, maar de administratie moet kunnen zien welke prijs is afgesproken en of de korting is goedgekeurd. Betrek beide afdelingen bij de beoordeling van die werkwijze.
Laat afdelingsverantwoordelijken daarnaast aangeven welke medewerkers beschikbaar zijn voor voorbereiding, tests en training. Een keuze die inhoudelijk goed past, moet ook uitvoerbaar zijn binnen de organisatie.
4. IT en beheer: past de oplossing binnen de bestaande omgeving?
IT beoordeelt hoe de nieuwe software samenwerkt met bestaande toepassingen en wat nodig is om deze te beheren. Betrek deze kennis voordat een voorkeursleverancier is gekozen. Zo kunnen technische voorwaarden al meewegen bij het vergelijken.
Bespreek bijvoorbeeld:
- welke gegevens met andere systemen moeten worden uitgewisseld;
- hoe gebruikers toegang krijgen en welke rechten zij nodig hebben;
- wie instellingen, updates en koppelingen beheert;
- hoe fouten in de gegevensuitwisseling worden opgemerkt;
- welke ondersteuning intern of extern beschikbaar moet zijn.
Een leverancier kan aangeven dat een koppeling mogelijk is. IT kan vervolgens onderzoeken of die verbinding de benodigde gegevens, richting en snelheid ondersteunt. Een klantadres uitwisselen is bijvoorbeeld een andere vraag dan een gewijzigde order correct verwerken.
Heeft je bedrijf geen eigen IT-afdeling? Betrek dan de externe beheerder of een adviseur die jullie omgeving kent. Bij de afweging tussen all-in-one software en losse tools is die kennis extra bruikbaar.
5. Finance en inkoop: wat kost de gekozen inrichting?
Finance helpt om aanbiedingen op dezelfde uitgangspunten te vergelijken. Daarbij gaat het om het aantal gebruikers, de benodigde functies en de kosten van invoering en dagelijks beheer.
Een laag abonnement kan aantrekkelijk lijken, terwijl noodzakelijke modules, koppelingen of ondersteuning apart worden berekend. Ook interne werkzaamheden verdienen aandacht. Wie maakt gegevens klaar voor de overstap en hoeveel tijd vraagt het testen?
Laat finance daarom meedenken over de begroting voordat offertes binnenkomen. Vraag leveranciers vervolgens om hun aanbod voor dezelfde situatie uit te werken. Meer aandachtspunten vind je in ons artikel over verborgen kosten van goedkope software.
Als er een inkoopfunctie is, kan die daarnaast afspraken over levering, dienstverlening en verlenging beoordelen. Betrek waar nodig een deskundige voor specifieke contractvragen.
6. Management of directie: welke verbetering rechtvaardigt de investering?
Het management bepaalt welke doelen de software moet ondersteunen en hoeveel geld en capaciteit daarvoor beschikbaar zijn. Denk aan minder handmatige orderverwerking, beter inzicht in projectkosten of een betrouwbaardere planning.
Maak die doelen concreet. “We willen efficiënter werken” geeft weinig houvast wanneer twee pakketten verschillende sterke punten hebben. “Medewerkers moeten een order kunnen verwerken zonder klantgegevens opnieuw in te voeren” is beter te beoordelen.
Leg ook vast wie de uiteindelijke beslissing neemt en wie een probleem kan bespreken dat afdelingen onderling niet oplossen. Zo blijft duidelijk hoe gebruikerservaringen, technische voorwaarden en kosten in de keuze worden afgewogen.
Het management hoeft niet iedere functie te testen. Het heeft wel een onderbouwd overzicht nodig van de aansluiting, openstaande vragen en gevolgen van de voorgestelde keuze.
Hoe stel je een werkbaar selectieteam samen?
Een projectteam samenstellen begint bij het verdelen van verantwoordelijkheden. Wijs één persoon aan die de planning bewaakt, informatie verzamelt en contact met leveranciers coördineert. Vul dit aan met vertegenwoordigers van de belangrijkste processen en gebruikersgroepen.
Andere deskundigen kunnen op specifieke momenten aansluiten. Denk aan iemand die gegevensbeveiliging beoordeelt of een beheerder van een toepassing waarmee een koppeling nodig is.
In een klein bedrijf kan één persoon meerdere rollen vervullen. De ondernemer kan bijvoorbeeld zowel het budget beoordelen als een dagelijks proces kennen. Controleer dan wel of alle relevante vragen voldoende aandacht krijgen.
Maak per deelnemer duidelijk welke bijdrage nodig is: eisen aanleveren, een taak testen, een offerte controleren of een besluit nemen. Daarmee blijft de betrokkenheid gericht en overzichtelijk.
Wanneer betrek je wie bij de softwareselectie?
Betrek gebruikers en procesverantwoordelijken tijdens het vastleggen van de behoeften. Laat IT en finance vervolgens de technische en financiële voorwaarden aanvullen. Het management bevestigt de doelen, het budget en de ruimte voor de overstap.
Tijdens demonstraties kunnen deelnemers hun eigen werkgebied beoordelen. Geef leveranciers vooraf dezelfde praktijksituaties en spreek af wie welk onderdeel bekijkt. Onze vragen voor een softwaredemo helpen om dat gesprek voor te bereiden.
Verzamel na iedere demo eerst de individuele bevindingen. Bespreek daarna gezamenlijk wat is aangetoond, welke beperkingen belangrijk zijn en welke antwoorden nog ontbreken.
Houd de betrokken medewerkers ook beschikbaar voor de volgende fase. Hun kennis van de gemaakte keuzes is bruikbaar bij inrichting en tests. Dat helpt om bekende valkuilen bij een software-implementatie tijdig te bespreken.
Hoe ga je om met verschillende voorkeuren?
Verschillende teams kunnen verschillende pakketten aantrekkelijk vinden. Verkoop let bijvoorbeeld op snelle registratie, terwijl finance goede controles nodig heeft. Beoordeel zulke voorkeuren aan de hand van de werkzaamheden en doelen die vooraf zijn vastgelegd.
Vraag bij een bezwaar wat het concrete gevolg is. Kost een handeling meer tijd? Ontbreekt een noodzakelijke controle? Of heeft een medewerker vooral uitleg nodig over een andere werkwijze? Laat belangrijke twijfels zo mogelijk toetsen in een vervolgdemonstratie.
Draagvlak creëren betekent dat mensen hun ervaring kunnen inbrengen en zien hoe die wordt meegewogen. Leg daarom ook uit waarom een wens wel of niet wordt overgenomen. Vroege betrokkenheid kan gebruikersadoptie ondersteunen, maar training en een passende inrichting blijven nodig.
Samen een onderbouwde softwarekeuze maken
Nieuwe software raakt vaak meer mensen dan de afdeling die de aanschaf start. Eindgebruikers beoordelen de dagelijkse bruikbaarheid, procesverantwoordelijken bewaken de samenhang en IT onderzoekt koppelingen en beheer. Finance en management beoordelen of de investering past bij de doelen en mogelijkheden van het bedrijf.
Breng die bijdragen samen voordat je een definitieve keuze maakt. Zo kun je leveranciers beoordelen op wat jouw organisatie daadwerkelijk nodig heeft.
Wil je passende oplossingen vinden? Verzamel met je selectieteam de belangrijkste wensen en start met bedrijfssoftware vergelijken.